Про то, как управлять собой и временем написана куча толстых книг. Есть куча инструментов, подходов, разных техник и тренеров, которые расскажут как вносить в календарь встречи и жонглировать задачами.
В реальности основа тайм-менеджмента лежит полностью вне тайм-менеджмента. Потому что хорошо структурированное эффективное движение не туда - это движение не туда, и потом еще назад надо возвращаться, и чем быстрее уехал от перекрестка - тем дальше ехать назад. И ключевое - это не делать эффективно много задач, а делать мало, те, что реально нужны для достижения своих прям личных целей, и ставить цель в своих эгоистичных интересах. А это вообще не про тайм-менеджмент, а про жизненный опыт, психотерапию и готовность к конфликтам.
В нормальном тайм-менеджменте все начинается с главного вопроса:
1. А чего я хочу?
С глобальных целей, в которых есть вся пирамида дяди Маслова. Общие фундаментальные потребности в привязке к своей прям жизни. Построить дом, вырастить сына, посадить дерево. Ну или вырастить дерево, посадить сына и построить дом. Или другая последовательность.
Тут мы понимаем чего хотим, какие есть потребности реальные и не очень. И как этого захотеть. И ставим цели, конкретные.
2. А как это достигается самым простым способом?
Конкретные алгоритмы, подходы и суть деятельности. Тут желательно просто спросить у практиков, которые сделали и получили результат. И у тех, кто много пробовал разного и результатов не получал. На основе этого составить некий план для понимания направления движения. И получить алгоритм достижения целей из п.1, чтобы получить список действий и примерное расписание этапов и ежедневной жизни, для которой надо будет найти ресурсы.
Ну а дальше начинается непосредственно тайм-менеджмент, где 90% эффективности это
3. Завести календарь
Приложение в телефоне или бумажный прям. Где есть почасовой календарь для встреч и общие задачи на день. Все что привязано ко времени - встреча. Все что гибкое - как задача на конкретный день. И никаких "заметок" висящих в пустоте - информация либо превращается в встречу/задачу, либо удаляется. Меньше мусора - меньше суеты. Важное все равно всплывет еще раз, если оно реально важное, и превратится в встречу/задачу рано или поздно.
4. Внести туда вообще все что есть по делам
Цель - никогда не помнить ничего, все держать только там. Никаких листочков на экране, секретарей напоминающих про дела или положенных в нужных местах вещей "чтобы не забыть". Есть только одно место, где есть все дела, встречи и напоминалки, разбитые по сферам жизни. И туда регулярно заглядываешь - посмотреть что надо сделать и внести новые задачи, когда сделал то что было запланировано.
Календарь можно цветами разбить на типы задач - Рабочее/деловое/деньги / Обучение / Здоровье / Личное / Инфраструктура и прочее, чтобы было наглядно.
5. Делать важное и несрочное.
Начинать и делать с 3 самых важных задач, которых, в идеале, должно быть всего 2 всегда, причем не на день, а вообще 2. Остальное надо или не делать вообще, или делегировать.
Срочных дел вообще быть не должно. Как и отвлекающих вещей, вроде уведомлений, звонков со звуком или надоедливых людей в комнате. Да, так сразу не получится, но в идеале надо выстроить жизнь так, чтобы в ней не было дедлайнов. Потому что ничего кроме стрессов дедлайны не дают, а любая спешка - это больше про стресс, чем про реальную пользу для дела. Если есть дедлайны - делегируй и поставь напоминание проверить исполнителя в календарь.
В итоге мы знаем чего хотим и зачем и как этого достичь, знаем почему нас это вдохновляет и радует, и как мы поймем что цель достигнута, и имеем место, где мы сами себе написали задачи, которые приведут к целям, и надо просто делать, спокойно и системно, потому что все гармонично и эффективно. В наших личных интересах.
И да, если вам надо применять какие-то особые техники чтобы заставлять себя делать что-то - оно вам не надо, буквально. Вернее, вы пока не поняли зачем, и проблема не в инструментах, а объяснении как конкретно вот это самое конкретно действие ведет вас к вашим целям. Чистить зубы потому что "так надо и все так делают" - не работает. Чистить зубы, потому что стоматолог стоит дорого, а деньги зарабатываются тяжело - чуть лучше. Чистить зубы, потому что иначе будешь плохо пахнуть и партнер мечты не захочет с тобой дружить, и можно выложить фотку с улыбкой чтобы все обзавидовались - идеально.
