Топ менеджмент

Да, тут нет ничего смешного! Не смейся, уважаемый читатель! Всё вполне серьёзно.

В «РЖД» решили, что если вырвать из штата бухгалтеров предприятий и пересадить их в другое здание, в подчинение к другому новому руководителю,  то и поезда будут ездить быстрее, и пути будут ровнее, и вагоны меньше ломаться. Я сам лично встречал много дам со средним образованием в части гостиничного, рыбного и торгового бизнеса, которые с пеной у рта мне доказывали, что данная реформа позволила существенно повысить качество бух. отчётности «РЖД». Ну, допустим, бывшее Министерство Путей Сообщения вдруг решило, что вместо транспортной инфраструктуры и логистики её приоритетом должны стать бумажные отчёты для налоговой. Пусть так. Допустим: раньше в «РЖД» были «плохие» бухгалтерские отчёты, а теперь они стали просто восхитительными. Настолько восхитительными, что их можно хоть в Третьяковке вешать на всеобщее обозрение.

Ну, а какие негативные последствия имела эта реформа «улучшения бумажного производства» в «РЖД»?  Стоила ли овчинка выделки?

Первое с чём столкнулись работники моего депо – это удаленность теперешней бухгалтерии. Если раньше бухгалтер сидел в соседнем кабинете, то теперь, чтобы до него добраться, надо было спуститься к парковке, сесть в автомобиль и ползти минут 20-30 до здания ОЦО.

Да и просто так работники сторонней структуры не принимали документацию к учёту. Надо было к ней прикладывать реестры передачи, где перечислять все документы, учитывая их номера, даты создания, количество. Хотя раньше не было нужды оформлять кучу сопроводительной макулатуры. Сами документы при этом рассматривались очень длительное время, ведь это уже не ваши работники, их нельзя подгонять, это отдельное бухгалтерское предприятие. Оно одно, а вас много!

Вторая проблема. Теперь бухгалтеры из работников, обслуживающих потребности предприятий, превратились в неких надсмотрщиков и ревизоров просто диктующих, что же другим надо делать, чтобы сдать к учёту ту, ту или иную бумажку, и чтобы по ней капнули деньги. Бухгалтер – супервайзер! «А  вот тут у вас неправильно – переделайте!» «Здесь не та цифра, здесь не то слово!» «Возврат!». Малейшая неверная цифра в одном документе приводила к катастрофическим потерям средств, ресурсов и времени.

Учитывая удаленность бухгалтерии, их замашки по типу «всё неправильно – переделывайте» и объём передаваемой макулатуры, вся работа по бухгалтерскому учёту имущества и денежных средств компаний превращалась в длительную, надоедающую и бесконечную беготню для рядовых работников предприятий. Часть обязанностей, которые ранее выполняли штатные бухгалтеры, теперь перешли на плечи экономистов, инженеров и мастеров депо.

Желая освободить бухгалтерскую касту компании от выдуманного рабства, менеджеры «РЖД» загнали в рабство всех остальных работников компании  от счетоводов-гуманитариев, считающих себя центром мироздания.  Теперь основообразующим фундаментов в компании стали не инженеры, не конструкторы, не слесари, не машинисты  и не путейцы, а тёти, которые, закончив банковский техникум на тройки, указывали всем остальным, как они теперь должны работать и составлять бухгалтерские бумажки за этих же самих бухгалтеров.

Да, и уж если касаться повышения качества бухгалтерского учёта, то я сам могу привести пример того, что это было полнейшей профанацией и пылью в глаза.

Наше депо в то время занималось оказанием услуг по ремонту вагонов сторонних коммерческих компаний за деньги. К тому моменту после реформы ОЦО прошло уже более 5 лет. На вагон для оплаты и проведения ремонта составлялся договор о возмездном оказании услуг со стороны АО «РЖД» в соответствии со ст. 420 Гражданского Кодекса РФ. Часть договоров составлялось на уровне депо, а не "РЖД" – это были разовые договоры. К договору позднее могло прикладываться гарантийное письмо, которое гарантировало факт оплаты услуг ремонта и согласие с дефектной ведомостью. Но без договора оказывать услуги и брать по ним оплату незаконно. Так вот, одни бестолковые работники в нашем депо умудрялись проводить ремонт вагона и факт его оплаты, оформляя только гарантийное письмо. Без договора.  Видимо, бумагу экономили. ОЦОшная бухгалтерия молча с этим соглашалась. Однажды я позвонил этим самым бухгалтерам и сообщил им, что они данным действием нарушают закон, т.к. гарантийное письмо не может быть договором, исходя хотя бы из соображения того, что договор – это соглашение двух сторон, а письмо оформляется одной стороной.  В ответ я услышал, что я просто ничего не знающий и далекий от бухгалтерских дел человек. «И вообще,» - заявила бухгалтер, - «у нас все эти документы налоговая принимает! Значит, они правильные!».  Логика, конечно, железная. Безусловно, если в налоговой службе работают такие же неграмотные люди, как наши бухгалтеры, то всё возможно в этом мире.

Так на нашем предприятии и по сети проходила эта самая «ОЦОризация», приводившая к торжеству глупости и невежества над разумом.

Вот тут начинается накал страстей. Во время моего отдыха в Испании я получаю кучу злобных сообщений от нового менеджера ресторана, который напоминает мне, что я опаздываю на пять минут и если еще через пять я не появлюсь, то на меня составят жалобу. Я отвечаю: «Извини, я понимаю, что ты новенькая, но я подала заявление об увольнении больше месяца назад и я не понимаю, почему меня до сих пор вписывают в график». Та отвечает мне, что даже если и так, прогуливать назначенные мне смены все равно неприемлемо и если я не приду – пойдут жалобы и моя репутация в ресторане будет запятнана. В ответ я объяснила, что сейчас за границей, и, хотя мне жаль, что так вышло, я не их сотрудник и ничего не буду делать. После этого я получаю цепочку из пятнадцати сообщений одно за другим. И они были самыми жесткими из всех, что мне когда-либо посылали. Меня называли непрофессиональной, зажравшейся мажоркой – имейте в виду, что я никогда не работала с этой женщиной, ее взяли на работу после моего ухода – лгуньей, лентяйкой, обвиняли в том, что я никого не предупредила об уходе, и что мне должно быть стыдно за то, что я сотворила с рестораном (Примечание переводчика: последнее –  не ошибка перевода и не мое «я переводчик, я так вижу». Так и написано). Я, конечно же, наделала скриншотов всего этого, и отослала их другому знакомому менеджеру. Позже я услышала по сарафанному радио, что ту тетеньку понизили обратно к ее прежней должности и услали в другой филиал. Что ни делается – все к лучшему.

Дополнение: Я запо́стила историю довольно давно, но многие все еще просят меня выложить скриншоты сообщений. К сожалению это произошло достаточно давно, и их у меня больше нет. Простите, что разочаровываю! Я копалась в своих старых телефонах, но ничего не нашла. Если бы знала, что этот сабреддит вообще появится – точно бы их где-то сохранила.

Чаты для каждого процесса

В пространствах создаются чаты, чтобы решать в них конкретные задачи отдела или проектной команды. Например, у отдела продаж они могут быть такими:

• «Отдел продаж – общий». Используется для важных новостей, голосовалок и вопросов, которые не подходят ни под один тематический чат. В нем состоит весь отдел продаж.

• «Руководители». В чате общаются только руководители, он закрыт для других сотрудников.

• «Sales действия». Здесь отражаются основные действия, которые выполняют сотрудники от первого контакта с заказчиком до заключения сделки.

• «Клиенты – этап презентации». Все внимание в чате сосредоточено на конкретном этапе взаимодействия с клиентами.

• «Биллинг и оплаты». В нем идет обмен данными, которые связаны с финансовыми вопросами.

• «Отчеты». Чаты с отчетностью удобно использовать во многих отделах — везде, где важно регулярно отслеживать выполнение планов.

Полезно создавать чаты и под общие задачи компании — например, под поиск нового офиса. Тогда все сотрудники, которые задействованы в поиске, сбрасывают фотографии и дополнительную информацию в один чат, затем вместе обсуждают каждое помещение и делают выбор.

Треды и короткие ответы

Треды в чатах Compass мы используем, чтобы собрать всю информацию по задаче в одной ветке. Под каждую новую задачу пользователи пишут всего одно сообщение, а дальнейшее обсуждение ведут под ним. Даже если комментариев становится много, избежать хаоса помогает функция цитирования.

Усовершенствовать работу тредов и всего мессенджера можно с помощью коротких сообщений. Мы для этого используем цифры. Сотрудник, которому важно получить мнение руководителя по задаче, пишет подробное сообщение, предлагает несколько вариантов ответа и нумерует их. Руководитель в комментарии к сообщению пишет только номер. Время, потраченное на ответ, сокращается в несколько раз.

Реакции как полноценный инструмент

Реакции — не просто привычные эмодзи, которые позволяют команде выразить свои эмоции по тому или иному вопросу. При правильном использовании они выполняют несколько функций:

• Служат подтверждением того, что пользователь ознакомился с важной информацией — например, с новостью, которую разместил руководитель.

• Демонстрируют поддержку со стороны коллег. При решении сложных задач такая поддержка необходима и является дополнительным положительным стимулом.

• Помогают разделять задачи по статусам. Реакция «плюс» может означать согласие, а зеленой галочкой удобно обозначать завершенные задачи. При помощи эмодзи с изображением глаз можно оповестить, что редактор начал проверку текста.

Как только использование эмодзи станет осмысленным и автоматическим, количество лишнего текста в чатах и тредах сильно сократится — это сэкономит еще больше времени на поиск необходимой информации.

Правила тоже важны

Культура взаимодействия в компании — это система, которая выстраивается по своим правилам. Они должны быть простыми, понятными и известными всем сотрудникам. Если в компании принято, что завершенные задачи отмечаются галочкой, то это должны знать все. То же самое касается коротких сообщений, формирования отчетов и всех остальных инструментов.

Еще одно важное правило звучит так: «одна задача — одно сообщение». Вся информация, которая касается поставленной задачи, должна обсуждаться в треде. Тогда общий чат не засоряется, а найти нужные комментарии не составит труда даже через несколько месяцев.

Чтобы у сотрудников не возникало вопросов, каждая команда должна разработать свой регламент для общения в корпоративном мессенджере. В то же время, не стоит придумывать правила ради правил. Если какой-то инструмент не приносит объективной пользы руководителям или сотрудникам, загонять его в рамки не стоит. Культура взаимодействия должна быть комфортной для каждого участника и в меру гибкой.

Плюсы «мобильного офиса» для руководителя

При использовании всех перечисленных инструментов корпоративный мессенджер превращается для руководителя в «мобильный офис», в котором управлять компанией можно на смартфоне. При этом руководитель получает:

• Порядок во всех чатах. Текущие либо завершенные задачи, отчеты, счета по всем отделам — все это легко найти и просмотреть.

• Самостоятельную команду. При правильной организации процессов каждый сотрудник хорошо понимает, кто и за что отвечает, кому можно задать вопрос, и у кого попросить помощи.

• Возможность участвовать в принятии важных решений, тратя на это минимум времени и сил. Комментарии в виде цифр можно оставить в перерывах между деловыми встречами.

• Вовлеченность сотрудников. Когда вся команда, все процессы и результаты находятся на виду, работники активнее вовлекаются в процесс и больше заботятся о результате.

Даже если руководитель находится в другой стране, правильно настроенный корпоративный мессенджер позволяет ему эффективно управлять командой и быстро давать качественную обратную связь.

Плюсы «мобильного офиса» для сотрудников

Формат «мобильного офиса» приносит пользу не только руководителю, но и команде, каждому ее участнику. Для сотрудников преимущества такие:

• Четкая структура рабочего пространства. На поиск информации, постановку и решение задач тратится меньше времени.

• Уверенность в том, что руководители всегда на связи и быстро ответят на грамотно сформулированный вопрос.

• Экономия времени, которое уходит на общение с командой. При этом качество взаимодействия только повышается. Вместо сообщения «коллеги, смотрю задание, скоро дам ответ» можно поставить реакцию — и все будут понимать, что происходит.

• Повышение личной эффективности в работе. Любой мозг работает лучше, если есть четкая структура и не нужно отвлекаться на постоянный информационный шум. При таких условиях сотрудники меньше устают и получают больше удовольствия от решенных задач.

Все эти преимущества — результаты, которые мы получили в команде Compass.

Напишите в комментариях, как у вас построено общение в мессенджере, какие видите плюсы и минусы. Будем рады увидеть ваше мнение и ответить на вопросы 😉

Попробуйте корпоративный мессенджер Compass для эффективного управления бизнесом из любой точки мира. Для команды до 10 человек программа бесплатная. Если пользователей больше 10, у нас есть пробный бесплатный период на 30 дней.

ДИК: «Эй, мелкий, я к тебе обращаюсь! Как ты, блядь, смеешь игнорировать меня?!»

Нужно сказать, что мне далеко за двадцать, но благодаря гену азиата я выгляжу  на восемнадцать-двадцать. Наверно, поэтому вышибалы в барах по несколько раз проверяют  мои документы. Мой пропуск посетителя прицеплен к моему поясу.

Я(думая, что ослышался, и меня не обматерили): «Простите, что вы сказали?»

ДИК: «Ты что, не только некомпетентный, так еще и глухой? Чеши к айтишникам и скажи им, что мой компьютер не печатает. Ну и пока ты будешь там, принеси мне (я уже забыл, что она там хотела) с нижнего этажа»

Я: «Прошу прощения, мисс, но я здесь не работаю. Я просто вышел за кофе»

ДИК: «И что, блядь? Ты практикант и обязан слушаться приказов всех старших по должности. И вообще, ты не должен бегать за кофе, пока все остальные работают!!»

Я: «Погодите, что? Нет, вы не понимаете, я…( ДИК меня мгновенно перебивает)»

ДИК: «Слушай, пацан, либо ты прямо сейчас делаешь, что я сказала, либо я жалуюсь твоему менеджеру на плохую работу в команде и нежелание помочь коллегам»

Я: «Сначала смените тон на более вежливый и спокойный. И поймите, наконец, что я не…(она опять перебивает меня)»

ДИК: «Я – МЕНЕДЖЕР, а ты – НЕТ! Я не буду выслушивать отговорки лентяя – быстро занялся моими распоряжениями, у меня важное совещание днем»

После этого, она утопала прочь.

Разумеется, я не стану ничего для нее делать, поэтому я пропустил все мимо ушей и, все же, добыл свою кофеиновую любовницу. Кроме того, я узнал о причине, почему компания так быстро теряет молодых и талантливых сотрудников.

Днем утреннее совещание продолжается, и моей команде предстоит встретиться с новой партией менеджеров из других отделов. И надо же такому случиться – ДИК входит в офис, бормоча что-то то ли директору, то ли вице-президенту, уже не вспомню. Она поднимает на меня глаза и немедленно произносит:

ДИК: «Да, вон тот пацан, который ни хрена мне не починил, и из-за него мои документы не готовы. Какого черта он здесь делает?»

Скорее всего, когда она закончила говорить, в ее мозгу что-то щелкнуло и до нее дошло, что я не из ее компании, а из группы людей, которая за солидный прайс разгребает их проблемы. Я коротко объяснил ситуацию, так как хотел побыстрее приступить к разбору полетов на сегодня, и попросил встретиться с HR-ом после совещания, чтобы разобраться в случившемся. На самом совещании ДИК сидела тихо как мышь, и отвечала только тогда, когда к ней обращались напрямую по вопросам ее отдела.

Я уверен, что она нажила себе кучу проблем с HR-ом и супервайзером, так как за последующие три недели, что я здесь провел, я ее не видел. Все сведения, касающиеся ее отдела, я получал от парня, который, скорее всего, был ее подчиненным.

Дополнение: Спасибо вам, что пост вышел на главную страницу, не думал, что он этого достоин. Насчет вопросов в комментариях: я с радостью отвечу всем в личке, когда будет время!