ExceLifeHack

"Ручной привод" в работе с данными, частое явление. Многие пользователи Excel, обрабатывают данные "привычным" для себя способом, с минимальной автоматизацией, тратя кучу времени. Мало, кто слышал и использует волшебный инструмент — Power Query.

Почему Power Query?

Power Query — технология подключения к данным, с помощью которой можно обнаруживать, подключать, объединять, преобразовывать и уточнять данные из различных источников для последующего анализа. Функции Power Query доступны в Excel и Power BI.

Аргументы ЗА изучение надстройки:

1. Простой способ преобразовать данные, без использования формул и сводных таблиц;

2. Быстрый способ, вы можете много сделать с данными, в несколько кликов мыши;

3. Разовая настройка, сформируйте запрос один раз и обновляйте его, когда происходит изменение данных в источнике, или настройте автоматическое обновление.

Возможности Power Query

Используя надстройку, вы сможете быстро:

1. Загружать данные из широкого спектра источников и подключаться к ним:

2. Собирать данные из файлов всех основных типов данных (XLSX, TXT, CSV, JSON, HTML, XML...), по одному или несколько за раз, например из всех файлов указанной папки или непосредственно с листа(-ов) книги;

3. Выполнять слияние источников данных для дальнейшего анализа и моделирования с помощью Power Pivot и PowerView;

4. Выполнять очистку данных от мусора;

5. Причёсывать данные: исправлять регистр, числа-как-текст, разбирать текст на столбцы и склеивать обратно, делить дату на составляющие (год, квартал, месяц, день недели...) и т.д.;

6. Настраивать представление таблиц: используя фильтры, сортировку, изменение порядка столбцов, транспонирование, добавление итогов, разворачивая кросс-таблицы в плоские и сворачивать обратно;

7. Подтягивать данные из одной таблицы в другую по совпадению одного или нескольких параметров, заменяет знакомую многим функцию ВПР и ее аналоги.

Power Query: где искать, как установить?

Для Excel 2016, 2019 или Office 365: надстройка уже находится на вкладке Данные ► Получить и преобразовать:

Для версий 2013 и 2010: загрузите надстройку (официальный сайт Microsoft) выбрав версию, подходящую для вашего устройства. Как только вы загрузите файл, откройте его и следуйте инструкциям.

После этого автоматически откроется вкладка POWER QUERY на ленте:

Если вкладка не появилась, вам нужно ее отобразить:

1. Перейдите на вкладку Файл ► Параметры ► Надстройки;

2. В опциях Надстройки выберите Надстройки COM, нажмите Перейти;

3. Отметьте галочкой Microsoft Power Query for Excel ► ОК, вкладка появится на ленте.

Редактор запросов

Окно редактора запросов, содержит следующие элементы:

1. Лента редактора запросов: Файл, Главная, Преобразование, Добавление столбца, Просмотр;

2. Запросы — окно с перечнем созданных запросов, можно свернуть / развернуть;

3. Строка формул, можно отобразить или скрыть в меню Просмотр ► Панель формул;

4. Сетка предварительного просмотра, в которой выводятся результаты каждого шага запроса;

5. Меню для редактирования данных, открывается при нажатии на шапку столбца правой кнопкой мыши;

Панель параметры запроса:

6. Свойства — редактируемое поле названия запроса;

7. Примененные шаги запроса, включающая каждый шаг запроса. Шаги можно редактировать, выбирая в списке, изменять последовательность шагов, добавлять новые или удалять.

Power Query — запросы, которые может создавать любой, указывая системе, куда обратиться и какие действия выполнить. Команды записываются на языке М. Язык не требует знаний и навыков программиста: код генерируется автоматически. При помощи мыши вы можете решать почти все задачи, стоящие перед вами. Но иногда запрос нужно все-таки поправить, еще реже – написать полностью вручную.

Далее, выйдет серия статей о работе в Power Query, подписывайтесь, чтобы быть в курсе.

Найти возраст человека непросто, результат зависит не только от текущего года и дня, а также является год високосным или нет. В Excel нет специальной функции, чтобы быстро посчитать возраст, однако существует несколько различных способов его определения на основе даты рождения.

Как определить количество дней между датами?

Для определения количества дней между датами (от и до), в Excel необходимо вычесть большую дату из меньшей. Формат итоговой ячейки должен быть числовой. Ограничением являются операции с датами до 1 января 1900 г., так повелось исторически. Почему? Microsoft их знает.

Допустим человек родился 04.07.1984, сегодня 07.06.2020, сколько дней человек прожил?

=A2-B2, где A1 конечная дата, B2 начальная дата, ответ 13 122 дня.

Чтобы посчитать количество дней между датами:

=A2-B2-1

Как определить возраст человека?

Для определения возраста, нам понадобится функция ДОЛЯГОДА, которая возвращает часть года, то есть количество целых дней между двумя датами (начальной и конечной).

= ДОЛЯГОДА(нач_дата;кон_дата;[базис]), где:

Нач_дата — начальная дата.

Кон_дата — конечная дата.
Базис — используйте 1, Excel делит фактическое количество дней в месяце на фактическое количество дней в году.

Модернизируем формулу, чтобы на выходе было целое число:

=ЦЕЛОЕ(ДОЛЯГОДА(B2;СЕГОДНЯ();1)), где B2 — день рождения человека.

Выполнить подобную задачу может и функция РАЗНДАТ, которая вычисляет количество дней, месяцев или лет между двумя датами.

=РАЗНДАТ(нач_дата,кон_дата,единица)

функция возвращает разницу в годах, месяцах и днях, в зависимости от параметра, который вы задаете в аргументе (единица):

Y - возвращает количество лет.

M - количество месяцев.
D - количество дней.
YM - возвращает месяцы, игнорируя дни и годы.
MD - разница в днях, игнорируя месяцы и годы.
YD - разница в днях, игнорируя годы.

=РАЗНДАТ(B2;СЕГОДНЯ();"Y"), где B2 — день рождения человека.

Расчёт в днях, месяцах и годах, немного усложним формулу:

=РАЗНДАТ(B2;СЕГОДНЯ();"Y")&" л. "&РАЗНДАТ(B2;СЕГОДНЯ();"YM")&" мес. "&РАЗНДАТ(B2;СЕГОДНЯ();"MD")&" д."

Сделаем совсем красиво:

=ЕСЛИ(РАЗНДАТ(B2;СЕГОДНЯ();"Y");РАЗНДАТ(B2;СЕГОДНЯ();"Y")&" "&ТЕКСТ(ОСТАТ(МАКС(ОСТАТ(РАЗНДАТ(B2;СЕГОДНЯ();"Y")-11;100);9);10);"[<1]\го\д;[<4]\го\да;лет")&" ";)& ЕСЛИ(РАЗНДАТ(B2;СЕГОДНЯ();"YM");РАЗНДАТ(B2;СЕГОДНЯ();"YM")&" меся"&ТЕКСТ(ОСТАТ(РАЗНДАТ(B2;СЕГОДНЯ();"YM")-1; 11);"[<1]ц;[<4]ца;цев")&" ";)& ЕСЛИ(РАЗНДАТ(B2;СЕГОДНЯ();"MD");РАЗНДАТ(B2;СЕГОДНЯ();"MD")&" д"&ТЕКСТ(ОСТАТ(МАКС(ОСТАТ(РАЗНДАТ(B2;СЕГОДНЯ();"MD")-11;100);9); 10);"[<1]ень;[<4]ня;ней");)

Сколько вам будет лет в определенный год?

Эта формула полезна в ситуациях, когда полная дата для расчёта не определена, вы знаете только год.

=РАЗНДАТ(B2;ДАТА(A2;1;1);"Y"), где B2 — день рождения человека, А2 год на который производится расчет.

Сколько лет вам будет на определённую дату?

И в этом случае нам поможет функция РАЗНДАТ:

=ЕСЛИ(РАЗНДАТ(B2;A2;"Y");РАЗНДАТ(B2;A2;"Y")&" "&ТЕКСТ(ОСТАТ(МАКС(ОСТАТ(РАЗНДАТ(B2;A2;"Y")-11;100);9);10);"[<1]\го\д;[<4]\го\да;лет")&" ";)& ЕСЛИ(РАЗНДАТ(B2;A2;"YM");РАЗНДАТ(B2;A2 ;"YM")&" меся"&ТЕКСТ(ОСТАТ(РАЗНДАТ(B2;A2;"YM")-1; 11);"[<1]ц;[<4]ца;цев")&" ";)& ЕСЛИ(РАЗНДАТ(B2;A2;"MD");РАЗНДАТ(B2;A2 ;"MD")&" д"&ТЕКСТ(ОСТАТ(МАКС(ОСТАТ(РАЗНДАТ(B2;A2;"MD")-11;100);9); 10);"[<1]ень;[<4]ня;ней");), где B2 — день рождения человека, А2 дата на которую производится расчет.

Узнаем дату, когда человек достигнет N лет

Предположим, сотрудник родился 15.07.1988 года. Необходимо определить, когда ему исполнится 65 лет? Нам поможет функция ДАТА, которая возвращает порядковый номер определенной даты. В формулу необходимо ввести последовательно функции ГОД, МЕСЯЦ и ДЕНЬ.

Итоговая формула будет иметь вид:

= ДАТА(ГОД(B2)+65; МЕСЯЦ(B2); ДЕНЬ(B2)), где B2 — день рождения человека, ответ 15.07.2053

Вместо указания количества лет в формуле, вы можете сослаться на определенную ячейку.

Так можно посчитать дату окончания испытательного срока, прибавив дни, а не годы к ДЕНЬ.

Чтобы не писать формулы самостоятельно, копируйте их в свой файл и замените ссылки в формулах на ссылки с вашими данными.

Сводная таблица — является эффективным инструментом для вычислений, сведения и анализа данных, упрощает поиск сравнений, закономерностей и тенденций.

Создать визуализацию такой таблицы в виде графика или диаграммы очень просто:

1. Выделите сводную таблицу, на основании которой нужно построить диаграмму.

2. Выберите в строке меню Вставка ► Сводная диаграмма:

или на вкладке Анализ ► Сводная диаграмма.

3. В открывшемся окне, выберите один из вариантов представления, нажмите OK:

Совет: изначально выбирайте верный тип диаграммы и не мудрите с дизайном.

Созданную диаграмму можно расположить в пределах текущего листа, переместить на другой имеющийся или отдельный лист книги.

Для перемещения, выделите диаграмму, выберите на вкладке Конструктор (Анализировать) ► Переместить диаграмму:

В появившемся окне, выберите вариант расположения На имеющемся листе (выбора размещения на одном из уже имеющихся листов) или На отдельном (диаграмма будет создана на отдельном листе и займет его целиком):

Можно задать название нового листа с диаграммой, написав его в поле правее варианта расположения.

Плюсом сводных диаграмм, является динамичность и интерактивность, при совместном использование с Временными шкалами и Срезами. Такие диаграммы можно использовать для создания Дашбордов (Dashboard) в Excel.