В стремлении повысить эффективность бизнес-процессов и прозрачность операций многие компании принимают решение внедрить специализированное программное обеспечение для управления проектами. Ожидания высоки - ведь поставщики обещают централизованную платформу для коммуникаций, чёткое распределение ролей и сроков, экономию времени за счёт автоматизации.
Как отмечает Марк Килинз, вице-президент по продукту в Wrike, решение по управлению проектами - это "единый центр для всей команды, где отслеживаются задачи, хранятся файлы и происходит общение". Звучит заманчиво, не правда ли?
Однако, опыт показывает, что зачастую ожидаемые преимущества так и не реализуются в полной мере. По данным последнего отчёта Gartner, около 60% внедрений ПО терпят неудачу. Причина кроется в неверной стратегии внедрения.
Один из главных принципов управления изменениями гласит: "Прежде чем что-либо менять, убедитесь, что люди готовы к этим изменениям". Игнорирование человеческого фактора - самая распространённая ошибка при внедрении нового программного обеспечения или процессов.
Как отмечают многие эксперты, даже грамотно разработанная система не заработает в полной мере, если сотрудники не осознают ее ценности для себя. Люди редко меняются только по велению руководства - они должны понять необходимость перемен и принять их. Убедить команду в преимуществах новой системы управления проектами - одна из ключевых задач на пути успешного внедрения.
Будьте в курсе последних трендов в управлении проектами - подписывайтесь на канал Самоучки IT (Управление проектами) https://t.me/+NfVrLMxdKS0yNDNi Это отличный источник для изучения продвинутых методологий и практик в сфере PM, а также полезных лайфхаков по повышению личной эффективности.
В этой статье я проанализирую 6 наиболее типичных "подводных камней", которые могут свести на нет усилия компании по оптимизации процессов с помощью специализированного ПО. Также предложу пути решения каждой из проблем.
Проблема № 1: Неправильный или недостаточный онбординг
Адаптация сотрудников под новую систему - одно из самых важных и трудоёмких мероприятий при внедрении. Перенос текущих бизнес-процессов, обучение персонала, настройка ролей и прав доступа в совокупности составляют полноценный "онбординг".
Менеджеры нередко пренебрегают этим этапом, думая, что "всё-само-образуется". Или проводят онбординг по остаточному принципу. В таких случаях неизбежны проблемы: сотрудники игнорируют обучающие материалы, не приходят на встречи по переносу процессов, а порой даже не осваивают базовые функции новой системы.
Решение очевидно, но критически важно:
1. Заручиться полной поддержкой руководства и вовлечь его в процесс онбординга. Менеджеры должны личным примером показывать важность изменений.
2. Выделить достаточное время на качественный онбординг. По возможности привлечь профессиональных консультантов по внедрению от поставщика ПО.
Проблема №2: Отсутствие поддержки со стороны руководства
Переход на новое программное решение - это не просто внедрение инструмента, а кардинальная перестройка процессов. Энтузиазм нескольких технически-подкованных сотрудников тут недостаточен. Требуется полная вовлеченность топ-менеджмента как на стадии внедрения, так и в дальнейшем.
Увы, нередка ситуация, когда руководители "спускают" решение в команды, но при этом не намерены сами его использовать. Подобное демотивирует сотрудников с самого начала.
Эксперт по изменениям Джон Коттер в книге "Впереди перемен" отмечает: "Едва ли не каждое организационное преобразование, потерпевшее неудачу в прошлом, потерпело крах из-за недостатка мощного укоренившегося лидерства на старте".
Чтобы избежать этой проблемы:
1. Убедитесь, что руководители сами активно используют систему и демонстрируют лидерство.
2. Проведите совещание с топ-менеджерами и определите, какие ресурсы потребуются для успешного внедрения.
3. Менеджеры должны регулярно встречаться с командами для контроля прогресса и решения возникающих сложностей.
Проблема №3: Недостаточное обучение
Какими бы продвинутыми ни были члены команды в техническом плане, обучение работе с новой системой управления проектами жизненно необходимо.
Сотрудники разные - кто-то быстро разберётся самостоятельно, а для кого-то новый функционал станет серьёзным вызовом. Неосвоенные возможности останутся невостребованными.
Распространённая ошибка - стремление "объять необъятное" и пройти курс по всему функционалу. Куда эффективнее фокусировать обучение на тех аспектах, которые важны для конкретных команд и пользователей.
Рекомендации по обучению:
1. Оцените, сколько времени потребуется обучить всю команду. Убедитесь, что оно доступно.
2. Проанализируйте специфику работы разных подразделений. Подстройте обучающие сессии под реальные задачи каждой группы пользователей.
3. Проводите обучение в небольших группах - это позволит уделять больше внимания индивидуальным вопросам.
Проблема «4: Восприятие системы как бессмысленной траты времени
Одна из самых больших сложностей - убедить команду в ценности нового решения для них лично. Если сотрудники не видят выгод, они будут воспринимать систему как очередную "модную игрушку" руководства.
"Даже грамотнейшее программное обеспечение не станет использоваться, если люди не понимают, какие преимущества оно им даёт".
Чтобы добиться вовлеченности команды:
1. Проанализируйте, какие проблемы в работе испытывают разные подразделения. Определите, как новая система поможет их решить.
2. Донесите эту информацию до команд. Покажите, что решение не просто повысит прозрачность, но и облегчит их ежедневные задачи.
3. Сфокусируйтесь на конкретных процессах. Например, продажники смогут вносить информацию по клиентам и сделкам напрямую в систему, избавившись от необходимости присутствовать на многих собраниях. А для отдела маркетинга появится единая платформа для управления контент-планом и кампаниями.
Проблема №5: Негативный прошлый опыт
Если команда уже использовала ПО для управления проектами с разочаровывающим результатом, преодолеть скепсис будет непросто. В памяти сотрудников свежи воспоминания о потраченных усилиях и бесполезном, на их взгляд, продукте.
Дополнительную сложность создаёт временной фактор. Решение внедрять новую систему в "горячий" для бизнеса период, когда команды поглощены срочными задачами, по меньшей мере, нецелесообразно.
Чтобы не наступить на те же грабли, предприняв следующие шаги:
1. Проанализируйте, что пошло не так при предыдущем внедрении. Выясните причины провала.
2. Задействуйте менеджеров по работе с клиентами от вендора. Их экспертиза в управлении переменами будет очень ценна.
3. Рассмотрите вариант приобретения профессиональных услуг по внедрению у поставщика решения. Так процесс пройдёт гораздо быстрее и безболезненнее.
Проблема № 6: Отсутствие необходимых интеграций
Система управления проектами позиционируется как единая hub для всех коммуникаций и совместной работы. Однако многие решения существуют словно в "изоляции", не имея нативных интеграций с необходимыми командным инструментами - Slack, Gmail, Adobe и прочими.
Отсутствие интеграций мешает сделать систему полноценным центральным хабом для команды, снижая её ценность. Наличие открытого API - обязательное требование к современным программным продуктам. Это даёт гибкость для создания новых интеграций по мере необходимости.
Рекомендации по решению проблемы:
1. Заранее составьте список инструментов, которые активно используются в команде. И оцените, какие из них интегрированы с рассматриваемым решением по умолчанию.
2. Если критически важных интеграций нет, но в целом решение подходит, изучите возможность создания нужных интеграций силами внутренних разработчиков или сторонних специалистов через API.
Внедрение системы управления проектами способно повысить эффективность бизнес-процессов, но только при грамотном подходе. Избегая описанных в статье "подводных камней" и следуя рекомендациям, вы существенно повысите свои шансы на успех. Помните, ключ к успеху - правильная стратегия внедрения не меньше, чем функционал самого решения.
Присоединяйтесь к Самоучкам https://t.me/+NfVrLMxdKS0yNDNi. Будем рады.
